Responsabilités :

• Fournir des fonctions de soutien Comptable, administratif et autres fonctions de soutien variées
• Effectuer des tâches modérément complexes nécessitant une connaissance de la gestion comptable et financière au regard des procédures, des lois et règlementations de la République Démocratique du Congo et des bailleurs
• Procéder aux paiements des fournisseurs et avances de fonds aux employés pour les activités
• Réaliser un bon archivage des documents/pièces comptables et participer aux travaux d’audits interne et externe
• Aider à la création des factures des créanciers (compte à payer) dans l'oracle
• Auditer et traiter les justificatifs des dépenses en ligne quick books et faire le suivi de toutes les approbations nécessaires
• Assister à la réconciliation des avances de fonds de voyage
• Assister à la réconciliation des grands livres de comptes de banque et caisse de la station
• Tenir le Registre des immobilisations
• Assurer la bonne gestion de la petite caisse sous la supervision du comptable
• Assister dans la comptabilisation des stocks et bons d’achat
• Réceptionner les commandes livrées en vous basant sur les informations de réception provenant l’équipe d’achat
• Assister le programme à la mise en œuvre des activités de MSH tels que les ateliers et les formations en soutenant les aspects logistiques et opérationnels
• Assister le comptable pour les travaux mensuels de gestion de la trésorerie (États de rapprochements bancaires et réconciliation de la petite caisse) soumis au contrôle/validation de la hiérarchie
• Appuyer le calcul et le paiement mensuel des salaires, impôts et taxes
• Appuyer à la réalisation des inventaires annuels ou périodiques des équipements et autres fournitures de bureaux
• Assurer le maintien du registre des courriers et celui des factures.

Relations :

• Développer et maintenir des relations de collaboration avec les collègues et les parties prenantes, ce qui nécessite des compétences interpersonnelles très développées, impliquant une capacité d’écoute active, de la créativité et la résolution de problèmes, pour assurer les résultats souhaités. Développer des opportunités pour améliorer les relations de travail et les résultats du travail avec les partenaires internes et externes.

Main Duties And Responsibilities :

Assistance administrative et financière :

• Recevoir et examiner les demandes d’avance approuvées, les factures, les formulaires de remboursement des frais de déplacement, les formulaires de rapprochement des avances et les autres demandes de paiement, en veillant à ce que la documentation soit complète selon la liste de contrôle définie.
• S’assurer que le personnel et les fournisseurs sont payés en temps voulu, conformément aux jours de paie hebdomadaires convenus.
• S’assurer que les responsabilités sur le système financier sont apurées en temps voulu et que tout remboursement en souffrance est effectué au cours de la même période comptable avec la responsabilité.
• Soutenir les activités du projet en garantissant le paiement rapide des participants et des fournisseurs grâce à l'utilisation de la plateforme de paiement numérique et des options de banque en ligne.
• Travailler en étroite collaboration avec le partenaire régional des ressources humaines et les entreprises de paie locales externes pour préparer, mettre à jour, et vérifier l'exactitude de la paie et des avantages avant leur approbation par le responsable régional des finances et de l'administration.
• Travailler avec le partenaire régional des RH pour examiner les prestations annuelles d’assurance du personnel, c’est-à-dire les assurances santé et vie, en veillant au respect des exigences et des règles relatives à l’éligibilité des personnes à charge.
• Avec l'approbation du responsable régional des finances et de l'administration et du directeur de projet dans le pays et / ou du responsable principal, effectuer le suivi des soldes de congés du personnel via le suivi des prises de force afin de vous assurer que les informations sont à jour.
• S’occuper du traitement de la documentation nécessaire à l'obtention des certificats d'exonération de la TVA pour les achats effectués avec les fonds des donateurs, selon le cas, en effectuant des contrôles de qualité et en archivant tous les documents en vue de leur remboursement.
• Veiller à ce que les lois et réglementations locales pertinentes du pays soient respectées, y compris le versement en temps opportun des déductions obligatoires aux organismes gouvernementaux tels que l'administration fiscale interne et les caisses de sécurité sociale.
• Veiller à l'entretien et au bon fonctionnement des installations du bureau ; à la propreté du bureau et de ses locaux de manière efficace et efficiente ; gérer les stocks des fournitures de bureau ; tenir à jour registre des stocks et veiller à ce que la papeterie et les fournitures soient disponibles en quantité suffisante en permanence
• Effectuer des inventaires physiques semestriels en veillant à la réconciliation complète entre les états dans le registre et la réalité physique d'installations du bureau.

Administration du système de gestion financière et Gestion de la Trésorerie :

• S’assurer que la piste de vérification complète est respectée et que les documents physiques requis sont joints au système de gestion financière.
• Veiller à ce que les factures, les paiements de factures, les dépôts et les journaux soient correctement enregistrés dans les modules appropriés attribués par MSH.
• S’assurer de conserver un fichier pour chaque compte bancaire du bureau MSH. Cela inclut l’ouverture, la modification, les ajouts et retraits de signatures, et les détails de la fermeture de la banque. Ce fichier doit être conservé dans un tiroir sûr ou verrouillable.
• S’assurer que les détails des bénéficiaires sont saisis en temps voulu et avant les paiements dans la banque en ligne.
• Préparer / rassembler la documentation précise et complète relative à l'argent mobile aux membres du personnel, aux participants, et aux bénéficiaires pour approbation.
• Travailler avec le comptable principal (basé en Côte d'Ivoire) chargé d'effectuer les rapprochements bancaires pour tous les comptes bancaires détenus dans le pays MSH où le titulaire du poste dispose d'un autre membre du personnel dans l'équipe chargée de l'enregistrement des transactions, afin qu'il puisse effectuer le rapprochement bancaire. Dans tous les cas, la séparation des taches doit être respectée, c’est-à-dire la personne qui comptabilise les transactions n'effectue pas le rapprochement bancaire.
• Maintenir le minimum de petite caisse au bureau en veillant à ce que le rapprochement des comptes en espèces soit effectué au moins une fois par semaine.
• Avec les conseils de HO, mettre en place et maintenir un système de dépôt électronique à jour conforme aux procédures standard de cartographie des documents de dépôt électronique de MSH pour les fichiers financiers, opérationnels et administratifs. Tous les fichiers papier doivent être numérisés pour être classés électroniquement.

Responsabilités en matière de comptabilité financière et de période de clôture :

• Soutenir les processus de clôture mensuels et annuels de la comptabilité financière MSH.
• Respecter les échéances détaillées du calendrier des rapports approuvées par l'unité des finances et de la gestion régionale du siège.
• Aider le directeur des finances et administration à exécuter les procédures de Conformité aux normes US GAAP, FRS et de comptabilité analytique. fin de mois / de clôture d'année conformément à la liste de contrôle de clôture de MSH.
• Effectuer un certain nombre de rapprochements de bilan si nécessaire. S’assurer que les comptes clients et fournisseurs sont bien contrôlés

Assistance aux audits et rapports financiers :

• Identifier et soumettre la documentation requise aux auditeurs en veillant à ce que tous les documents nécessaires soient correctement joints et que la piste d'audit soit claire.
• Assurer la comptabilisation précise et en temps voulu des dépenses (paiements, charges à payer, factures) dans le système de gestion financière de MSH afin de fournir le bilan le plus récent des résultats de la dépense.
• Participer à la préparation des budgets de projet, estimer les besoins en liquidités à venir en collaboration avec l'équipe du programme, et préparer des prévisions de dépenses et les comptabiliser, le cas échéant.

Autres :

• Assurer la soumission précise et en temps voulu des rapports administratifs requis et de toute autre information, le cas échéant, aux directeurs de projet, aux agents de direction / responsables de projet au siège ou aux bureaux centraux.
• Aider le partenaire régional des ressources humaines à faciliter le processus d’évaluation annuelle des performances et à répondre aux autres besoins en ressources humaines.
• Toute autre tâche assignée par la direction et requise par le poste.

• Licence en comptabilité, commerce, administration des affaires ou un domaine similaire
• Maîtrise en administration des affaires et comptabilité
• Avoir au moins 05 ans d'expérience dans un poste indépendant d'administration et de comptabilité avec des responsabilités de tenue de livres avancées
• Expérience de travail avec des projets financés par des donateurs et compréhension générale de leurs règles et réglementations.

Connaissances et capacités :

• Expérience professionnelle acquise dans le cadre de projets soutenus par des organisations internationales
• Maîtrise de Microsoft Excel, de préférence niveau avancé
• Maîtrise des systèmes de comptabilité financière tels que QuickBooks, People Soft, SAP, Agresso, etc. (et modules tels que GL, Comptes fournisseurs et approvisionnement).
• Expérience de l'organisation d'ateliers et de cours de formation
• Expérience d’élaboration des budgets et de rapport de dépense
• Bonne compréhension des principes de base du contrôle et suivi de la trésorerie, de la gestion des actifs et du rapprochement bancaire
• Bonne compréhension des principes de la documentation adéquate et de l’audit et des performances nécessaires pour garantir la conformité de l’audit
• Expérience de l'élaboration et de l'interprétation de rapports financiers standards (bilan, compte de résultat, flux de trésorerie) et de la création d'entrées de journal requises
• Maîtrise du français et maîtrise de l'anglais requises
• Excellentes aptitudes à la communication.

Compétences :

• Très bonne connaissance de la gestion comptable
• Capacité à travailler de manière indépendante, à hiérarchiser les tâches (établir les priorités), et à respecter les délais.
• Bonne conduite Éthique
• Bonne compétence en communication et relations interpersonnels
• Engagement a l’exactitude et au souci du détail
• Être honnête, méticuleux et rigoureux
• Capacité à planifier, équilibrer et faire face à des priorités concurrentes
• Capacité d’initier et organiser le travail.

Exigences physiques :

• Utilisation du clavier, utilisation de tiroirs, levage des papiers <10lbs
• Disponible pour voyager à l'intérieur du pays, moins de 10% du temps.