Titre du poste : Consultant en opérations

Structure du poste : Contributeur individuel

Responsable du contrat : Vice-président des Opérations mondiales

Unité : Services communs

Lieu de travail : Kinshasa, RDC

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Résumé (objet du poste)

Le consultant en opérations soutient le personnel impliqué dans la mise en œuvre des projets de RTSL en RDC. Le consultant en opérations coordonne et aide à soutenir l’équipe dans la planification logistique d’ateliers et déplacements, la gestion des systèmes et procédures d’exploitation, y compris l’administration générale, l’approvisionnement et la gestion des fournisseurs. Cela inclut, sans toutefois s’y limiter, ce qui suit :

Tâches et responsabilités principales :

Établissement et gestion des systèmes, des politiques et des procédures

• Diriger la planification, l’organisation, l’exécution, le suivi et la documentation des activités administratives et opérationnelles (plans d’approvisionnement, gestion des déplacements, plans de sûreté et sécurité, planification d’ateliers, gestion des actifs, etc.).
• En étroite collaboration avec l’équipe des opérations mondiales de RTSL, aider à l’adaptation et au développement de lignes directrices administratives et opérationnelles, de procédures et de matériel de formation et de communication.

• Servir de pont entre l’Unité de services communs de RTSL et l’équipe de programme basée en RDC.
• Se coordonner avec l’Unité de services communs de RTSL afin de garantir que le soutien administratif (par exemple, déplacements, ateliers, réunions) est efficace, efficient et conforme aux politiques de RTSL.

Approvisionnement, opérations et logistique 

• Coordonner la logistique et les opérations pour les réunions, les ateliers et les formations avec les collègues de RTSL, les organisations partenaires et les homologues du gouvernement.
• Organiser toute la logistique des ateliers du programme et des réunions de l’équipe, y compris la sélection des lieux, l’hébergement, l’organisation du transport, etc.
• Fournir un soutien administratif et opérationnel pendant les réunions et les ateliers au besoin (déboursement d’indemnités journalières, coordination avec le lieu, impressions, etc.).
• Travailler avec les responsables de programme ou les responsables techniques afin d’élaborer et suivre les plans d’approvisionnement en biens et services à partager avec RTSL Global Operations.
• Gérer les fournisseurs pour les programmes en DRC, y compris les agences de voyages, les fournisseurs de services de voitures, les espaces de travail partagés, etc.
• Diriger l’approvisionnement en équipements informatiques pour le personnel de RTSL avec le soutien technique de l’équipe informatique mondiale de RTSL ; travailler avec l’équipe informatique mondiale de RTSL pour le renouvellement des licences de logiciels, rendre compte de l’état de l’équipement informatique et maintenir les fonctionnalités, y compris Internet, les imprimantes et les projecteurs, le cas échéant.

Gestion des déplacements et sécurité du personnel

• En coordination avec le responsable des opérations de RTSL, mettre en œuvre les politiques et procédures de voyage et de sécurité de RTSL en RDC pour le personnel voyageant à l’intérieur de la RDC et à destination et en provenance de la RDC.
• Gérer tous les plans et réservations de voyages nationaux et internationaux, y compris aider le personnel à obtenir des visas de voyage, organiser le transfert aéroport et réserver des hôtels.
• Rechercher et identifier des fournisseurs de voyages pour les déplacements dans la RDC (par exemple, fournisseurs de services de voitures, agences de voyages, hôtels, agences de visa, etc.) et travailler avec le responsable des opérations pour les intégrer.
• Établir et gérer les relations avec les fournisseurs de voyages locaux tels que les fournisseurs de services de voitures, les hôtels et les agences de voyages, le cas échéant.
• Soutenir en tant que gestionnaire du portefeuille de créanciers tels que les agences de voyages et les hôtels.
• Suivre les factures après le cycle de réception, révision, paiement et rapprochement.
• Être responsable du suivi et du renouvellement des documents administratifs de l’organisation auprès des services de l’État pertinents, le cas échéant.
• Soutenir l’équipe des opérations mondiales de RTSL dans le développement et la mise à jour des plans de voyage et de sécurité globale conformément aux politiques et aux recommandations locales de RTSL.
• Soutenir les déplacements et les engagements du personnel international de RTSL en RDC (par exemple, pour le transport, l’hébergement, pour se procurer des cartes SIM ou un téléphone, etc.).

Suivi et évaluation

• Fournir des mises à jour/rapports mensuels sur les opérations afin d’informer Global Operations et travailler avec RTSL Global Operations dans le but d’améliorer et renforcer les systèmes et les procédures.

Rémunération offerte

Les honoraires/le salaire du prestataire pour ce poste doivent être proportionnels aux exigences du travail, en tenant compte des qualifications, de l’expérience et de l’historique de rémunération du candidat.
Le candidat retenu se verra attribuer un contrat initial d’une durée d’un an, avec possibilité de prolongation en fonction de sa performance satisfaisante et de la disponibilité des fonds du programme. 

Emplacement

Travail à distance depuis Kinshasa, RDC, avec possibilité de se rendre sur les sites du programme en dehors de Kinshasa.

Date de début

1er juillet 2024

Expérience et qualifications :

• Expérience de travail dans les opérations et la gestion des affaires ou dans des domaines connexes
• Expérience avec des organisations non gouvernementales internationales préférable
• Au moins sept années d’expérience pertinente dans le domaine des opérations
• Bonnes compétences en communication écrite et orale en anglais et en français